有序的会议住宿安排是会议成功举行的一个有力保障，因此在做会议策划的时候，会议住宿安排在会议前也需要好好制定。
对于会议住宿，最简单的方法是由自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题：
会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。
如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向酒店或会议中心订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由直接向酒店订房。这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常酒店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。
住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给酒店，并告诉酒店收款方式，内容包括：
2、注明杂费由谁负责(如在酒店餐厅用餐、洗衣、电线、房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。
南昌会议服务公司-江西正九策划传媒有限公司以达成会议及活动的举办目的为，努力缩减需要主办方处理的业务，实施顺畅的进程管理，尽一切可能在预算内创造最佳的效果。为您提供专业会议服务。
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